La capacité de votre dispositif e-commerce à échanger avec son environnement technique est un enjeu majeur.

Votre dispositif e-commerce fonctionne en relation avec de nombreux Systèmes d’informations avec lequel il va avoir besoin de communiquer dès lors que vous allez souhaiter optimiser vos process de fonctionnement.

 

Ces échanges de données peuvent concerner un grand nombre de données. Cela concernent le plus souvent:

  • La gestion de vos clients (création, modification, suppression)
  • La gestion de vos produits (description, caractéristiques, prix, quantités, images, documentation , cross-selling, up-selling…) et l’optimisation SEO de vos pages produits (gestion des balises)
  • gestion de votre politique promotionnelle (condition de remise générale et par groupe client)
  • Gestion des commandes, des factures et du suivi de la livraison
  • Gestion des paiements (en une fois, en plusieurs fois, sur facture partielle…)
  • Gestion des flux spécifiques (CRM, SMS, Routage de courrier, demande de documentation,…)

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Il n’existe pas un modèle unique d’échange de données et c’est la raison pour laquelle nous n’avons pas développé une connecteur unique mais que nous travaillons plutôt sur la mise en place de flux spécifiques correspondant à vos besoins et aux paramétrages et spécificités de vos outils.

 mais le schéma ci-dessous illustre les principaux modèles que nous retrouvons dans la plupart des projets:

 

flux Magento

 

 

La liste des ERP et outils CRM sur lesquels nous intervenons pour mettre en place des flux Magento sont nombreux (SAGE, Divalto, Odoo, PeopleSoft, SAP, Sugar CRM, Salesforce, CMI, Microsoft Dynamics, Syteline, AS 400…)

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Gestion Technique des flux Magento – SI

Si comme on l’a vu les typologies de flux sont souvent les mêmes, les particularismes propres à chaque dispositif nous amène à faire des développements sur mesure prenant en compte l’ensemble de vos contraintes à la fois côté ERP/CRM et côté site e-commerce.

Les flux que l’on peut être amené à mettre en oeuvre peuvent être unidirectionnels (ERP/CRM -> Site ou Site ->ERP/CRM) avec l’un des dispositifs maître ou bidirectionnels (ERP/CRM <-> Site) en fonction de vos choix.

 

Un flux unidirectionnel correctement implémenté nécessite une gestion des id externes et dates à laquelle les objets ont été synchronisés. Ces données (id externe, date de synchronisation) pouvant:

  • Etre directement intégrées aux objets Magento
  • Etre présents et intégrés dans une nouvelle table.
  • Etre inclus dans la partie CRM

Un flux bidirectionnel nécessitera une mise en place de règles de priorité et un contrôle de synchronisation en fonction des choix métiers. Exemple de choix :

  • Le CRM auquel est connecté Magento est maître sur certaines données et Magento est maître sur d’autres données
  • La date de dernière modification seule est à prendre en compte pour connaître le champ le plus à jour. Dans ce cas, il y a nécessité de disposer d’une table de synchronisation, de synchroniser les horloges des CRM et Magento et d’effectuer des synchronisations fréquentes
    • Chaque modifications doit-elle directement être propagée dans l’autre entitée? Dans ce cas comment gère-t-on les erreurs?
    • Ou doit-on mettre en place des requêtes s’exécutant rapidement pour détecter, de part et d’autre les enregistrements modifiés?

 

Par ailleurs dans un certain nombre de cas, ces flux vont avoir besoin d’intégrer des données issues de système tiers qui vont permettre par exemple de compléter les données issues d’un ERP avant de les intégrer dans votre dispositif web. C’est souvent le cas pour les imports de produits dont les données dans les ERP sont souvent très partielles.

Enfin, l’ensemble de ces flux doivent faire l’objet d’un monitoring qui permet d’avoir une vision continue de leur qualité et qui doit adresser des alertes en cas de problème.

De la même façon, avant de lancer un import, un contrôle du flux est effectué et ce n’est qu’en cas de validation que l’import est lancé.

 

 

Différents Types de flux Magento

Gestion des clients

Concernant la base clients on peut avoir plusieurs mode de fonctionnement en fonction de vos typologies de clients notamment.

Pour les clients BtoB qui disposent de conditions tarifaires particulières ou de modes de paiement spécifiques (client en compte par exemple), nous avons une création de compte dans l’ERP puis un transfert vers le dispositif web

Dans les autres cas de figure on peut avoir une création de compte directement depuis le site web avec un flux vers l’ERP. De cette façon le compte est directement actif ce qui évite de perdre des clients.

En vie courante et en fonction de votre modèle le client pourra mettre à jour tout ou partie ses coordonnées dans le site web ou nous aurons un ERP maître dans lequel seul l’ERP à la main sur la donnée du client.

Gestion des produits

Concernant la gestion des produits qui constitue le 2nd gros type de flux à traiter, nous proposons là encore plusieurs solutions en fonction de l’organisation de vos données notamment.

Il est rare que votre ERP dispose de l’ensemble de l’information produits nécessaire sur le site. Les description des clients ne sont pas toujours orientées clients, les photos sont très rarement présentent dans les ERP, les produits associés ou les éléments de cross selling en général sont également souvent absents ainsi que les documentations des produits,…

Nous sommes donc amené à proposer un enrichissement produits qui peut se faire:

  • soit lors de l’import via le croisement avec des bases de données complémentaires
  • soit directement dans le back office si l’on n’est sur des catalogues produits plus simples.

Par ailleurs, on distingue lors des imports de produits ce qui concerne l’information produit à proprement parler avec des mises à jours qui peuvent être assez lourdes et ce qui concerne les prix et les quantités avec des imports plus légers. 

Pour réduire les temps d’import, nous somme souvent amenés à positionner une gros import produits la nuit et les imports légers pendant la journée. Nous utilisons également Magmi qui permet d’améliorer également de façon significative le temps d’import.

Enfin concernant les produits, nous traitons des imports de produits simples mais également des imports de produits configurables avec création des attributs et des labels lors des imports.

Gestion des remises

La gestion des remises et des conditions peut être faite directement depuis le back office de Magento mais peut également être récupéré via votre flux ERP.

Si l’on a une gestion des conditions de remises depuis le back office, la problématique va être de s’assurer de la concordance entre le prix en sortie de Magento et celui du DMS et de prévoir une gestion des écarts.

Si c’est le DMS qui gère la facturation et non pas Magento, il est possible de lui transmettre les éléments de la commande hors prix, charge à l’ERP de reconstituer le prix.

Gestion des commandes et de la facturation

Concernant la gestion des commandes, 2 grands cas de figure peuvent être envisagés selon que c’est Magento ou l’ERP qui gère la facturation.

Cas n°1: Magento gère la facturation:

Magento gère alors la commande et la facturation ainsi que les envois de mails associés. un flux pourra alors être mis en place vers l’ERP pour que celui puisse récupérer les informations de facturation et de paiement ainsi que la décrémentation du stock.

Cas n°2: Magento ne gère pas la facturation:

Dans le cas ou Magento ne gère pas la facturation, il va gérer jusqu’au paiement puis il transmettra un flux facturation à l’ERP pour qu’il puisse lui-même finaliser la commande et adresser les différents emails transactionnels associés.

Si c’est Magento qui a généré la facturation, tout l’historique de facture sera repris dans l’espace client de Magento nativement. En revanche, si la facturation est gérée hors Magento, nous pourrons récupérer les factures via des appels de web services via l’ERP.

Dans ce second cas de figure, cela permet y compris de présenter dans Magento des factures qui ont été passées hors site et ainsi de faire de l’espace client de Magento un vrai espace client qui dépasse le stricte cadre du site.

 

Au delà de ces différents exemples, la problématique de la gestion des flux peut toucher de nombreux autres domaines comme la livraison ou comme des flux totalement spécifiques.

Si vous souhaitez en savoir plus les équipes Canal Web sont à votre disposition en cliquant sur le lien contactez nos équipes.

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